Aus dem Projektalltag: Schätzungen und Aufwände

Eine vollkommen normale Situation in einem Projekt: Es wird eine Aufwandsabschätzung benötigt. Nun ist das in IT Projekten mit Aufwandsabschätzungen immer so eine Sache. Jeder der bereits in IT Projekten gearbeitet hat, wird wissen wie schnell man sich total verschätzen kann mit Aufwänden.

Ich selber bin der Meinung, dass man zwar einen ungefähren Aufwand schätzen kann, aber diesen permanent und regelnmäßig aktualisieren sollte. Denn sobald der Task begonnen wird, gewinnt man neue Erkenntnisse und muss die Schätzung in den meisten Fällen nach oben korrigieren. Sind neue Technologien und Werkzeuge im Spiel empfehle ich einfach nach der Aufwandsschätzung einen Faktor 2 - sprich die Schätzung zu verdoppeln. Auch sollte nicht vergessen werden Zeit für Testing/QS einzuplanen. Sinnvoll ist es, einen Task auf Arbeitspakete herunterzubrechen und hierbei eben auch die QS als Aufwand auszuweisen.

Beispielhafte Aufwandsschätzung

Denn nach der Schätzung ist vor der Kommunikation an den Projektleiter oder an das Management, je nachdem in welcher Rolle man selbst im Projekt steckt. Und es ist durchaus legitim auf Aufwandsschätzungen einen Faktor draufzurechnen, damit man halbwegs im sicheren Bereich ist. Es ist auch immer die Frage, wie das Management, bzw. die Projektleitung mit solchen Themen umgeht.

In meinem konkreten Fall erwartet das Management/der Vertrieb eine 100% genaue Aussage über den Aufwand und die Fertigstellung einer Aufgabe. Das ist in IT Projekte nahezu unmöglich, wenn es nicht um Aufgaben geht, die einen Aufwand von 5 PT nicht überschreiten. Daher beinhaltet jede Schätzung immer ein Risiko, das der Aufwand noch steigt. Die tatsächliche Komplexität einer Aufgabe wird erst sichtbar, wenn man mit der Bearbeitung anfängt. Man sollte also für Termine immer auch entsprechende Vorraussetzungen definieren, damit diese gehalten werden können. Dabei darf man auch nicht zimperlich sein und die Anforderungen für ein Gelingen ruhig sehr realistisch angeben. Sprich: Nicht zu optimistisch an die Sache rangehen ala "ach das schaffen wir schon wenn alles gut läuft...".

Aus meiner Sicht ist es sehr wichtig, das man ein Instumentarium und Prozesse entwickelt, mit denen die Aufwandsabschätzungen aktualisieren und verfolgen kann. Natürlich ist ein ordentliches Erfahrungsschatz immer Gold wert und hilft auch bei der Schätzung - doch trotzdem oder gerade weil man Erfahrung hat, weiß man, dass die Abarbeitung dann doch im Einzelfall länger dauern wird, da im Vorfeld einfach nicht alle Details und Abhängigkeiten bekannt sind.

Ich würde im ersten Schritt immer die nüchtern betrachtet realistischen Aufwände mit einem Faktor multiplizieren und dann nach "oben" kommunizieren. Reduzieren kann man dann ja immer noch im Notfall - aber ich würde immer hoch einsteigen. Denn meine Erfahrung hat mich gelehrt, daß oft auch einfach Zeit gestrichen wird ala "das muss aber zum XX.YY fertig sein".

Über Erfahrungsberichte und Meinungen dazu freue ich mich. Nutzt die Kommentarfunktion.