Skype als Kommunikationstool in der Projektarbeit

Skype ist ein sehr gutes und praktisches Tool für die Kommunikation - auch in Projektteams. Neben der Chat-Funktion bietet Skype auch eine Videochat Funktion. Sogar ein Anrufbeantworter kann aktiviert werden. Doch die Kommunikation per Skype hat so seine Tücken. Meine praktischen Erfahrungen möchte ich weitergeben.


Dazu kann man Skype nutzen

• Skype ist hervorragend wenn es darum geht Informationen in Form von Dateien schnell an ein Projektteam zu verteilen. Man eröffnet einen Chat mit allen relevanten Personen und zieht die Datei in das Chatfenster. Sofort kann jeder Teilnehmer die Datei(en) herunterladen und betrachten. Per Textxchat kann jeder direkt ein Feedback geben.
• Auch für den kurzen Austausch über ein konkretes Thema, welches keinen längeren Austausch erfordert ist Skype ein sehr gutes Arbeitsmittel. 
• Arbeiten Teams von unterschiedlichen Standorten an einem Projekt, so kann ein Videochat eine gute und sinnvolle Möglichkeit der Kommunikation sein. Durch den Videochat erhalten die Kommunikationspartner mehr direktes Feedback als über einen reinen Textchat. In verteilten Teams ist der Videochat/die Videokonferenz neben persönlichen Zusammenkünften ein sehr gutes Mittel für das Teambuilding.
• Nicht zuletzt bietet Skype über den Statustext neben dem Profilbild die Möglichkeit passiv über das eigene Befinden zu informieren ("schreibe gerade ein Konzept, bitte nur in Notfällen stören, bin im homeoffice" ...). 
• Per Skype lassen sich kurze Informationen schnell verteilen. Wenn zum Beispiel eine kurzfristige Besprechung angesetzt wird, so kann die Information über einen Gruppenchat sehr schnell verteilt werden. 

Dazu sollte Skype nicht verwendet werden

• Längere Textchats zu komplexen Themen mit mehreren Teilnehmern sollten unbedingt vermieden werden. Gerade bei Themen, die Kontroversen verursachen können, bietet ein reiner Textchat zu wenig Möglichkeiten des Feedbacks und zuviel Möglichkeiten etwas falsch zu verstehen - eben wegen dem mangelnden Feedback.
• Skype lädt dazu ein, schnell viele Informationen weiterzugeben. Manchmal ist der Kommunikationspartner aber noch nicht fertig mit der Verarbeitung der ersten Information und erhält bereits weitere Nachrichten. Dies sollte vermieden werden, da einfach zu viele lose Gesprächsfaden entstehen und im Nachhinein das Gefühl entsteht, man hätte eigentlich gar nichts besprochen, obwohl man lange gesprochen hat. Also nach Möglichkeit immer auf ein Feedback/eine Reaktion meines Kommunikationspartner warten, bis ich den nächsten Punkt anspreche und hastiges aneinanderreihen von Nachrichten mit immer neuen Themen vermeiden. Bei einem Telefonat redet ja auch nicht nur ein Teilnehmer non-Stop.

Skype sollte aus meiner Sicht also nur für den Austausch von eher kompakten Themen oder zur Informationsverteilung (Dateien, Termine) genutzt werden. Komplexe Themen sollten zumindest telefonisch/skypophonisch oder am Besten in einem persönlichen Gespräch vis-a-vis geklärt werden.

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